Cuando las compañías deciden incorporar un sistema de gestión, deben tener en cuenta muchos aspectos para resguardar su inversión y asegurarse que el ERP escogido funcionará como realmente se necesita. La búsqueda de la solución tecnológica adecuada para el perfil de la empresa es muy importante, pero primero se debe elegir un proveedor que brinde un servicio de calidad. Por lo tanto, el proceso de selección e implementación de un ERP se transforma en un procedimiento complejo.
¿Cuál es el proceso ideal de implementación? ¿Cuáles son los puntos más beneficiosos de un sistema ERP? Éstas y otras preguntas surgen siempre a la hora de implementar un nuevo sistema de gestión en la compañía.
A la hora de implementar soluciones de gestión, la empresa debe en primer lugar, evaluar al proveedor de la tecnología que se desea incorporar a la empresa. Se debe analizar cómo resultaron las implementaciones anteriores, la experiencia de sus consultores y su posicionamiento en el mercado. En este punto, es importante tener en cuenta que este tipo de proyectos conllevan cambios en la cultura organizacional y en el modo en el que se realizan los procesos. Los equipos de trabajo deben estar adecuadamente capacitados para poder adherirse al cambio con el fin de que la incorporación de un sistema ERP no sea una pérdida de tiempo y dinero.
Una vez seleccionado el sistema de gestión ERP a implementar, y casi en simultáneo con el proceso de selección del proveedor, la empresa debe tener en claro sus procesos de trabajo y cómo definirlos, es decir, qué tiempos manejan, cuáles son esos tiempos, qué niveles de exigencia demandan, y cuáles son los recursos necesarios para llevarlos a cabo. También se debe prestar atención a cómo se encuentra la compañía en el presente así como su proyección a futuro, ya que el crecimiento implica expandir los procesos así como probablemente también profundizar su complejidad. Todo este análisis redundará en una mayor certeza respecto a haber elegido el ERP que mejor responde a las necesidades de la compañía.
En relación a los procesos del negocio que deberán ser incorporados a la nueva solución de gestión ERP a implementar, muchas veces sucede que se deben adaptar los manuales de procedimientos que posee la empresa, y en otros casos no se tiene elaborado dicho manual, por lo que se debe crear e incorporar uno a la rutina diaria de la empresa.
La elaboración de un manual de procedimientos tiene como objetivo relevar todas las áreas de la organización y volcar por escrito sus procesos de gestión, la interacción con otras áreas, y el flujo de la información que redundará en la materialización de los circuitos del negocio. Es en este momento cuando van apareciendo las inconsistencias, surgen las instancias para discutir y reformular procesos, recodificar maestros, trabajar en los planes de cuenta, etc.
El software de gestión de ERP logra organizar y mejorar esas inconsistencias a través del proceso de implementación. Resultado de ello es que la mediana empresa podrá a partir de ello enfocarse en aumentar su cartera de clientes y crecer, sin preocuparse por la organización de tareas y procedimientos. Para ello muchas empresas deben atravesar una transición interna en la cual deben comprender verdaderamente cómo es el sistema de gestión de ERP que implementarán y cómo funciona.
Una vez definidos los procesos, es necesario evaluar los recursos con que la compañía cuenta para ejecutarlos. Aquí se debe considerar el tamaño de la empresa en el mercado y las distintas exigencias de todos los departamentos que la componen. No nos olvidemos que para asegurar el éxito del proyecto de implementación los recursos deben estar correctamente administrados, sentirse directamente involucrados en el proyecto, y motivados para lograr una implementación exitosa.
Otro aspecto importante a considerar es la migración de los datos históricos de la empresa. Se deben ordenar los procesos del área que se encargará de esta tarea, cómo será la preparación y el control de los archivos a migrar, y qué datos se migrarán y cuáles no.
En definitiva, el ERP es el primer punto de madurez de una compañía, es la herramienta electrónica e informática que permite estructurar todos los procedimientos. Aporta estructura y metodología de trabajo, ejecución, cálculos, automatización y sistemas de seguridad. Si una empresa cuenta con sistemas que requieren una mayor profesionalización, y si los procesos se encuentran desordenados, la implementación de estos mismos procesos en un ERP, no redundará en una optimización de la gestión, sino que el sistema se verá afectado tan solo como un “anotador”. Por lo anterior, resulta fundamental el proceso de relevamiento dentro de la implementación del sistema. Esto se traduce en generar el espacio para que el cliente tenga un lugar de discusión interna y pueda apoyar el crecimiento del negocio a través de la oportuna toma de decisiones.
Por Federico López Figueredo, Director de Servicios de Softland Argentina
