Por: Federico López Figueredo, Director de Servicios de Softland Argentina
En la actualidad, existen diferentes tipos de sistemas de gestión cuya adecuada implementación permite a las empresas mejorar su productividad y ganar competitividad. Las propuestas que presenta el mercado en soluciones ERP no fueron todas pensadas y desarrolladas para el mismo tipo de empresa, por ende, no todas responden en la misma medida a las necesidades de toda organización. Por ejemplo, una empresa de gran tamaño presenta objetivos y problemas de distinta envergadura a los propios de una pyme. La solución de gestión para cada caso, probablemente no pueda ser la misma. Aquí algunos puntos a tener en cuenta sobre la compañía:
· Tamaño de la empresa.
· Procesos más complejos.
· Herramientas a utilizar.
· Realidad e ideal de la empresa.
Junto con conocer los requerimientos que tiene la compañía, también es fundamental determinar cuáles son los puntos débiles y fuertes de un sistema ERP y así lograr identificar aquel software que cumpla con todas las necesidades de la empresa. Las seis características más importantes que debe tener un sistema de gestión son:
Flexibilidad y adaptabilidad, contar con la capacidad de adecuarse a las necesidades, procesos y formas de cada tipo de negocio. El sistema a implementar debe contar principalmente con las dos características mencionadas anteriormente para que funcione de forma eficiente. Luego, para que la implementación del mismo resulte exitosa, dependerá también del equipo de trabajo conformado por el cliente y el servicio de consultoría del proveedor.
Escalabilidad de acuerdo con la flexibilidad que otorgue el sistema ERP. Es la evolución del sistema en sí paralelamente con el progreso de la compañía. Un buen sistema de gestión es el que evoluciona acompañando el crecimiento de la empresa, sigue el desarrollo de la organización con capacidad funcional para sostener la mayor complejidad del negocio, sin que por ello medie la necesidad de migrar a otra solución diferente.
Es un error típico de las compañías tomar a las soluciones de ERP como un fin y no como un medio o herramienta para dar el próximo paso. Este tipo de sistemas son una base, es decir el principio, para después ir incorporando otras herramientas en las cuales sin un ERP, no se podría pensar.
Otra característica fundamental es que las soluciones de gestión deben evitar las decisiones innecesarias y permitir las más operativas. Un sistema de gestión, o cualquier sistema en sí, debe reflejar lo que ocurrirá en la realidad, si no lo refleja termina siendo una carga de trabajo extra para la empresa.
Además, debe ser sólido, debe cumplir determinadas características mínimas de manera eficiente, sin fisuras y siendo consistente. Por fisuras, nos referimos a que la empresa debe poder realizar las funciones básicas a través del sistema ERP, pero de manera automática, agilizando y aceitando procesos que antes tomaban mucho tiempo y energía. Cualquier sistema que no permita realizar las operaciones esenciales de una compañía (facturación, impuestos, envío, etc) no es un ERP viable y adaptable al negocio de la empresa.
Es un valor fundamental que un ERP tenga una importante base instalada (enorme fuente de conocimiento), que refiera a la base de clientes que utiliza el sistema de gestión. Eso le otorga seguridad a la compañía, es una de las grandes fuentes de crecimiento del ERP, es decir, que muchos de los cambios agregados que las empresas proveedoras realizan, corresponden a la función customizable del producto, pues surgen con las sugerencias y nuevas necesidades de los clientes.
Estas características son esenciales a la hora de implementar soluciones de gestión ERP en las compañías de hoy. Son determinantes para considerar si un sistema de gestión funcionará o no, logrando que el software se adapte al negocio de la compañía.
