Organizar un evento exitoso conlleva m\u00e1s que solo coordinar detalles log\u00edsticos; implica una cuidadosa planificaci\u00f3n y atenci\u00f3n a diversos aspectos clave que aseguren su impacto y efectividad. Ya sea un gran evento empresarial o una reuni\u00f3n social, seguir algunas pautas fundamentales puede marcar la diferencia entre un evento memorable y uno olvidable.<\/p>\n\n\n\n
Aqu\u00ed presentamos algunas claves fundamentales que, sin duda, se adaptan tanto a los eventos empresariales como a los sociales:<\/p>\n\n\n\n
1- Objetivo del evento: Lo que yo quiero comunicar.
\nCuando nosotros vamos a organizar un evento lo primero que tenemos que tener bien claro es el objetivo del evento. Podemos hacer el mejor evento pero no llegar a ese objetivo. Para eso debemos tener reuniones previas con la empresa, o con el cliente particular.<\/p>\n\n\n\n
2- Particularidades o expectativas del p\u00fablico destinatario.
\nUna vez sabido el objetivo, hay que tener en claro cu\u00e1l es el p\u00fablico al que va dirigido el evento. Por ejemplo, un p\u00fablico muy joven no va a requerir ni los mismos recursos, ni la misma m\u00fasica, ni el mismo tipo de comunicaci\u00f3n, el catering, la tecnolog\u00eda que usemos, todo se adecua al p\u00fablico.<\/p>\n\n\n\n
3- Elemento distintivo del evento, concepto del evento o caracter\u00edstica que lo haga especial.
\nCuando nosotros hacemos un evento, cuando lo pensamos, queremos lograr que la persona que va al evento se lleve lo que quisimos mostrar. Nos ha pasado a todos, irnos de una fiesta diciendo \u201cqu\u00e9 lindo estaba el sal\u00f3n, qu\u00e9 bueno el show, qu\u00e9 buena comida\u201d, pero… no buscamos que hablen de eso, sino del evento en un todo. Que la idea tenga un poder, que el concepto tenga un poder que supere a los componentes. Lograr impacto, superar las expectativas y quedar en la gente.<\/p>\n\n\n\n
4- Elecci\u00f3n del lugar.
\nEste punto como los dem\u00e1s, garantiza estar m\u00e1s cerca del \u00e9xito. Debemos buscar el lugar que acompa\u00f1e nuestros objetivos. No solo por la capacidad, aunque es fundamental saber cu\u00e1nta gente hay convocada, sino tambien por los recursos que se van a desplegar, la din\u00e1mica que se va a ir desarrollando. Y por supuesto, ofrecer la mejor opci\u00f3n en cuanto a la accesibilidad del lugar para los invitados, incluso en el estacionamiento.<\/p>\n\n\n\n
5- Comunicaci\u00f3n previa y durante el evento.
\nUn evento es una herramienta de comunicaci\u00f3n en vivo. Hay que reforzar siempre la comunicaci\u00f3n, previamente generando expectativa e inter\u00e9s, durante el evento manteniendo al p\u00fablico conectado con lo que est\u00e1 pasando.<\/p>\n\n\n\n
6- Selecci\u00f3n de proveedores calificados.
\nHay que organizarse internamente para tener un excelente banco de datos de proveedores, exige un esfuerzo importante, pero da beneficios. Cuando probamos un proveedor nuevo, previas referencias y entrevista, lo calificamos seg\u00fan nuestra experiencia. Lo ideal es tener el nuestro sistema todos los proveedores calificados, en cualquier lugar del pa\u00eds y algunos del mundo, qui\u00e9n es, qu\u00e9 trabajo hice con \u00e9l, qu\u00e9 calificaci\u00f3n le puse.<\/p>\n\n\n\n
7- Atenci\u00f3n a los controles de seguridad.
\nSanitarios, salidas de emergencia, seguridad para los asistentes en entradas y salidas, etc. Las emergencias, que pueden ocurrir, nunca nos deben encontrar desprevenidos.<\/p>\n\n\n\n
8- Controles legales.
\nExigir siempre las habilitaciones de los lugares y profesionales que trabajen conosotros, asi como los seguros, y conocer cu\u00e1les son los alcances que estos tienen.Todo debe ser chequeado.<\/p>\n\n\n\n
9- Los recordatorios, los souvenirs.
\nA veces, lo que la gente se lleva del evento es el evento mismo; otras veces se trata de un objeto, que exige dise\u00f1o y producci\u00f3n, y va a ser entregado, por ejemplo. Todo esto debe quedar en claro ya desde las primeras reuniones con el cliente.<\/p>\n\n\n\n
10- Disfrutar del \u00e9xito.
\nPara un cliente un evento puede ir perfecto, y esto da sin duda una aprobaci\u00f3n necesaria y gratificante. Pero para lograr esto, nosotros como organizadores vamos siempre un paso adelante. Es indispensable el check list, donde pongamos por escrito cada detalle de la organizaci\u00f3n del evento, cada proveedor, qui\u00e9n se encarga de cada aspecto, qu\u00e9 debe hacer y cu\u00e1ndo, no decir \u201cesto lo tengo en la cabeza\u201d porque la cabeza falla. El check list se usa antes para la producci\u00f3n, y durante el evento, por supuesto. Adem\u00e1s hay que armar lo que se llama el timing, la organizaci\u00f3n de cu\u00e1ndo van a ir pasando las cosas en el evento. Y algo muy importante con respecto al debe ser flexible, porque hay que tener capacidad de respuesta a los imprevistos.<\/p>\n\n\n\n