Actualmente, las TIC (Tecnolog\u00edas de Informaci\u00f3n y Comunicaciones) tienen en la empresa un rol b\u00e1sico y se han convertido en uno de los pilares fundamentales de la ventaja competitiva de muchas organizaciones. De este modo, la tecnolog\u00eda apoya, sostiene y contribuye de forma decisiva al crecimiento del negocio.<\/p>\n
Muchas compa\u00f1\u00edas se encuentran ante la problem\u00e1tica de la automatizaci\u00f3n de sus sistemas de informaci\u00f3n. Esta situaci\u00f3n puede estar dada por: la creaci\u00f3n de un nuevo sistema automatizado, el reemplazo, o la mejora del mismo (a trav\u00e9s de la generaci\u00f3n de nuevas capacidades), o bien por la de mejora de un programa ya existente (atribuy\u00e9ndoles nuevas aplicaciones).<\/p>\n
M\u00e1s all\u00e1 de estos factores, las organizaciones requieren constantemente recursos inform\u00e1ticos para poder llevar a cabo sus procedimientos administrativos, con mayores niveles de eficacia y eficiencia.<\/p>\n
La elecci\u00f3n de un proveedor de software es una decisi\u00f3n que habitualmente compromete a una empresa en una relaci\u00f3n que durar\u00e1 varios a\u00f1os, a partir del momento en que la soluci\u00f3n elegida es implementada. Debe tenerse en claro la dimensi\u00f3n e importancia de elegir bien, y el impacto que una decisi\u00f3n equivocada puede tener en toda la organizaci\u00f3n.<\/p>\n
Claves para una correcta toma de decisi\u00f3n<\/p>\n
Al momento de realizar la selecci\u00f3n del proveedor debemos determinar cu\u00e1les son las caracter\u00edsticas del software involucrado en el procedimiento de compra ya que \u00e9stas van a determinar el tipo de relaci\u00f3n que precisamos mantener con el proveedor.<\/p>\n
Consideramos a cuatro tipos de paquetes:<\/p>\n
TIPO I: Productos de uso rutinario y general. Estos productos son ordenados y utilizados con frecuencia. No hay problemas en el aprendizaje de su uso y tampoco existen incertidumbres sobre su funcionamiento. Es el caso de procesadores de texto o planillas de c\u00e1lculo.
\n TIPO II: Productos con riesgo de utilizaci\u00f3n. En principio, no hay cuestionamiento acerca de que el producto funcionar\u00e1, pero el personal debe estar entrenado para el uso adecuado del producto. Es el caso de las bases de datos relacionales.
\n TIPO II: Productos con riesgo de comportamiento. Se caracterizan por presentar dudas acerca de si el producto se comportar\u00e1 en forma adecuada en la aplicaci\u00f3n considerada. Es el caso de un sistema de gesti\u00f3n contable
\n TIPO IV: Productos con riesgos pol\u00edticos. En este caso existe dificultad para llegar a un acuerdo sobre la elecci\u00f3n del producto entre aquellos que quedan afectados. A menudo est\u00e1n asociados con grandes desembolsos de capital. Es el caso de los sistemas de gesti\u00f3n integrados.<\/p>\n
En funci\u00f3n de esta clasificaci\u00f3n, la empresa deber\u00eda dimensionar los atributos de los proveedores, de tal forma que nos permita realizar una mejor evaluaci\u00f3n de los mismos. Recuerde que los beneficios de un software empresarial s\u00f3lo se ven cuando ha realizado una selecci\u00f3n adecuada. Usando criterios precisos y relevantes sobre las funcionalidades del software, usted estar\u00e1 mejor informado sobre sus opciones.<\/p>\n
Trat\u00e1ndose de un proceso cr\u00edtico y de alto impacto en toda la organizaci\u00f3n, la elecci\u00f3n de un proveedor de software debe llevarse a cabo con un exhaustivo an\u00e1lisis previo. Enumero algunas claves que pueden contribuir a minimizar posibles riesgos que se suelen enfrentar en este tipo de procesos.<\/p>\n
Primera clave: es anterior a la elecci\u00f3n del proveedor y consiste en saber qu\u00e9 es lo que se necesita. Curiosamente, este es un problema frecuente en la elecci\u00f3n de un proveedor. Las necesidades de la empresa tienen que ser claramente sopesadas para poder realizar una elecci\u00f3n correctamente. De nada servir\u00e1 contar con un buen paquete de software, si no se ha alcanzado una comprensi\u00f3n del problema.<\/p>\n
Segunda clave: llevar a cabo una adecuada investigaci\u00f3n de mercado. No siempre los proveedores m\u00e1s conocidos o de mayor exposici\u00f3n son los mejores oferentes de los productos que la empresa necesita. Hay que entender la oferta del mercado con esp\u00edritu abierto y cr\u00edtico simult\u00e1neamente.<\/p>\n
Tercera clave: calificar adecuadamente las necesidades de la empresa.<\/p>\n
En evaluaciones que involucran variables muy diferentes como tecnolog\u00eda, plataforma, funcionalidad, performance, amigabilidad, es muy importante ponderar cada variable de acuerdo a las prioridades que la empresa espera resolver con el proyecto que encara.<\/p>\n
Cuarta clave: analizar la modalidad de contrataci\u00f3n, inversi\u00f3n, tiempos, reaseguros de calidad, entre otras cuestiones importantes. Hoy hay distintas alternativas a considerar. Desde hace un tiempo, ha empezado a difundirse la modalidad de suscripci\u00f3n de servicio como forma de usar un software (SAAS, Software As A Service), en lugar de adquirir las licencias. Hay contextos en que \u00e9sta es la mejor alternativa.<\/p>\n
Quinta clave: evaluar los antecedentes del proveedor en el mercado. \u00bfEl proveedor puede presentar una lista de clientes que puedan ser visitados o contactados? \u00bfEl proveedor asume la responsabilidad total para la instalaci\u00f3n y el buen funcionamiento del software? \u00bfExiste una garant\u00eda y un contrato de mantenimiento incluido en el precio de los paquetes de software ofrecidos? \u00bfCuantos sistemas semejantes ya fueron instalados?, \u00bfEs probable que pueda dar continuidad a los servicios?, \u00bfHace cu\u00e1nto tiempo el producto se encuentra en el mercado? \u00bfHace cu\u00e1nto tiempo el proveedor se encuentra en el ramo? \u00bfQu\u00e9 experiencia, en t\u00e9rminos gen\u00e9ricos, posee el proveedor; y dentro del tipo de la actividad de la empresa?.
\nSexta clave: examinar el equipo de trabajo que ofrece. Verificar que el proveedor cuenta con infraestructura, recursos y procesos que aseguren que es capaz de cumplir con el servicio requerido.<\/p>\n
S\u00e9ptima clave: Considerar el costo total de inversi\u00f3n. No s\u00f3lo el costo que el proveedor dimension\u00f3, sino los propios: muchas veces hay procesos de implementaci\u00f3n de soluciones que terminan saliendo mucho m\u00e1s en recursos internos asignados al proyecto que en los costos directos presupuestados.<\/p>\n
Octava clave: establecer un plan de trabajo con hitos claros. Y tener un criterio compartido con el proveedor de c\u00f3mo medirlos.<\/p>\n
Novena clave: validar las \u00faltimas implementaciones del proveedor de una lista amplia. Elija el cliente de referencia para validar antecedentes. Una vez que usted cuenta con la lista de proveedores, puede comenzar a pedir referencias de ellos y asegurarse que son confiables. Para validar que tales referencias son buenas, podr\u00eda acordar con la empresa vendedora la visita a alguno de sus clientes que sean similares a su empresa tanto en el mercado en el act\u00faan o por cantidad de empleados o por problem\u00e1tica a resolver. Las referencias le servir\u00e1n para saber qu\u00e9 esperar de cada uno de los proveedores del software o de los implementadores.<\/p>\n
D\u00e9cima clave: Si el proyecto es cr\u00edtico, usted est\u00e1 sumando un aliado de negocios a su empresa, no es un simple proveedor. Los aspectos culturales y de relaci\u00f3n importan.<\/p>\n
El procedimiento de compra de paquetes de software de aplicaci\u00f3n, es un aspecto cr\u00edtico para el proceso de informatizaci\u00f3n basada en el uso de microcomputadoras, especialmente para la peque\u00f1a y mediana empresa. Dadas las caracter\u00edsticas propias de los recursos inform\u00e1ticos, que se encuentran en una constante evoluci\u00f3n; no solamente son importantes las especificaciones t\u00e9cnicas del software, tambi\u00e9n es fundamental la relaci\u00f3n con los proveedores de los mismos. De esta relaci\u00f3n empresa – proveedor, y a trav\u00e9s de la mejor aplicaci\u00f3n de los recursos inform\u00e1ticos, depender\u00e1 la capacidad de la empresa para poder mejorar sus procedimientos. El criterio utilizado en la evaluaci\u00f3n de los proveedores como el de los productos y servicios por ellos ofrecidos, condicionar\u00e1 el mejoramiento de los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad de la empresa.<\/p>\n
Por Blas Brice\u00f1o, Presidente de Finnegans, www.finnegans.com.ar<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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